10 Tipps für erfolgreiche Online Konferenzen

1.) Rechtzeitiger Check der Technik vor dem Online Meeting

Funktionieren Software, Mikrofon und Lautsprecher einwandfrei? Ist die Kamera gut eingestellt? Testen Sie deutlich vor Beginn der Online Konferenz Ihr System mit einem Kollegen oder Bekannten. So erleben Sie keine unliebsamen Überraschungen.

Informieren Sie alle Personen in Ihrer Umgebung über den Termin des Meetings, um Störungen zu vermeiden. Schalten Sie Ihr Handy leise. Das fördert Ihre Konzentration in der Konferenz.

Sitzen Sie bequem? Gerade bei längeren Meetings ist das wichtig und sorgt für gute Konzentration.

2.) Den Bildschirm teilen, aber richtig

Wenn Sie Ihren Bildschirm teilen, beachten Sie, welche Applikationen Sie frei geben. Schließen Sie alle Anwendungen auf Ihrem Computer, außer denen, die Sie zur Präsentation benötigen. Benachrichtigungen wie „Sie haben neue Post“, „Sie haben eine neue Ebay-Nachricht erhalten“ oder ähnliche Nachrichten sollten Sie abstellen. Das lenkt Ihre Gesprächspartner ab und gibt vielleicht Eindrücke preis, die Sie gar nicht geplant haben.

Wenn Sie verschiedene Ansichten zeigen möchten, probieren Sie diese vorher aus und lassen Sie sie geöffnet. Sie sparen Zeit im Meeting und niemand braucht Ihre Speicherwege nachverfolgen.

3.) Der erste Eindruck: Setzen Sie sich perfekt ins Bild!

Ihr Gegenüber sieht Ihr Gesicht, Ihren Oberkörper und im Hintergrund den Raum. Der erste Eindruck hat eine starke Wirkung auf den Verlauf des Gesprächs. Wie sollen Ihre Gesprächspartner Sie und Ihr Umfeld wahrnehmen? Schalten Sie die Kamera an und versetzen Sie sich in der Rolle Ihrer Gesprächspartner. Was würden Sie von der Person vor dem Bildschirm und dem Umfeld denken? Übrigens: Bei einigen Software-Produkten lässt sich der Hintergrund weichzeichnen.

4.) Gute inhaltliche Vorbereitung spart Zeit und Energie 

Virtuelle Meetings sind anstrengender als Besprechungen mit persönlicher Anwesenheit. Berücksichtigen Sie das unbedingt bei Ihrer Agenda und der Anzahl der Besprechungsthemen. Nach meiner Erfahrung kann man gut 60 bis 90 Minuten virtuell kommunizieren. Danach sinkt die Aufmerksamkeitsschwelle und es ist zwingend eine Pause erforderlich.

Denken Sie rechtzeitig an die Verteilung der Tagesordnung und weiterer notwendiger Unterlagen. Rechtzeitige Information ermöglicht es den anderen Teilnehmern, sich mit den Themen vertraut zu machen und aktiv an der Konferenz teilzunehmen. Das Meeting verläuft zielgerichteter und schneller.

5.) Kommunikation ist alles  

Je nach Qualität der Verbindung gibt es kleinere oder größere Verzögerungen bei der Übertragung von Bild und Ton. Machen Sie kleine Pausen, bevor Sie beginnen zu sprechen. Falls Sie auf eine Antwort Ihres Partners warten, verdoppeln Sie die normale Reaktionszeit für Antworten. Wenn Sie nicht sprechen, schalten Sie Ihr Mikrofon auf stumm, um Nebengeräusche (Kaffeetasse absetzen….) und Echos zu minimieren. Denken Sie jedoch daran, es auch rechtzeitig wieder einzuschalten, wenn Sie auf eine Frage Ihres Gesprächspartners antworten möchten. 

Bei mehreren Teilnehmern bedarf es etwas Übung, damit nicht alle gleichzeitig mit dem Sprechen beginnen. Fragen lassen sich zum Beispiel erst einmal über die Chatfunktion sammeln. Der Moderator kann die Reihenfolge festlegen, es lassen sich Handzeichen oder andere Signale vereinbaren, um sich über die Sprechreihenfolge abzustimmen. … Seien Sie kreativ.

6.) Mimik und Stimme

Viele von uns sind an die Kamera (noch) nicht so gewöhnt und verhalten sich deshalb eher steif. Man denke nur an den Unterschied und die Selbstverständlichkeit bei Selfies von jungen oder älteren Menschen. Trainieren Sie ein normales Verhalten - ohne Angst vor der Kamera!  

Versuchen Sie normal und deutlich zu sprechen. Vermeiden Sie zu häufige und schnelle Bewegungen. Aufgrund der Video-Übertragungsrate dauert der Bildaufbau bei Ihrem Gesprächspartner länger und beeinträchtigt dessen Konzentration. 

7.) „Schau mir in die Augen, …“

Ein echter Blickkontakt ist während einer Videokonferenz nicht möglich. Wenn Sie auf den Monitor schauen, um Ihren Partner zu sehen, hat dieser den Eindruck, dass Sie an ihm vorbeischauen. Nur wenn Sie direkt in die Kamera schauen, schauen Sie "in die Augen" Ihres Gesprächspartners - allerdings sehen Sie ihn dann nicht mehr. Dieses Dilemma können Sie etwas beheben, indem Sie die Kamera direkt über dem Video Ihres Partners auf dem Monitor platzieren und beim Sprechen in die Kamera schauen, beim Zuhören auf das Videobild Ihres Partners. Dies ist zwar nur ein Kompromiss, jedoch die beste Methode, um einen Blickkontakt zu simulieren.  

8.) Bilder nutzen

Geben Sie Ihrem Gegenüber die Gelegenheit, auch etwas anderes als Ihr Gesicht zu sehen. Power-Point-Präsentationen, Bilder, die Arbeit mit einem Whiteboard – all das kann helfen, die Aufmerksamkeit und Konzentration hochzuhalten. 

9.) Nach dem Meeting ist vor dem Meeting

Wie bei jedem Meeting gilt es, die Ergebnisse und Vereinbarungen zu dokumentieren und Aufgaben, die sich aus dem Meeting ergeben haben, zu verteilen.

10.) Sorgen Sie für sich!

Planen Sie zwischen zwei Meetings ausreichend Pause ein, um für die Folgebesprechung fit und vorbereitet zu sein.   

Sie wünschen sich Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Meetings oder bei der Moderation? Gern helfe ich Ihnen dabei, zielorientierte, straffe Konferenzen durchzuführen, bei denen auch die Beziehung nicht aus den Augen gelassen wird. Effektive Besprechungen - Meetings schnell zum Erfolg bringen - ein Seminarangebot für Sie!

Ihre Anja Schmitt

Veröffentlicht: 21. April 2020

Homeoffice mit Familie – wie kann das funktionieren?

Photo by Agnieszka Boeske on Unsplash

Die nächste Videokonferenz steht vor der Tür, ein Kunde wartet auf einen Rückruf, der Bericht soll bis mittags fertig sein und die Kinder streiten über die Fernbedienung… Homeoffice in Zeiten von Corona! Die Kitas und Schulen sind geschlossen, in vielen Familien arbeiten beide Ehepartner von zuhause. Das, was sich viele Arbeitnehmer gewünscht haben, nämlich flexiblere Arbeitsmöglichkeiten, ist von heute auf morgen in den Unternehmen Realität geworden. Das ist die positive Nachricht.

Nur: Wer hat schon ein oder zwei voll ausgestattete Arbeitszimmer mit funktionellen Schreibtischen und Sitzmöbeln? Im Büro schaut man möglicherweise auf zwei Bildschirme, zuhause nutzt man das kleine Display eines Laptops und sitzt am Küchentisch. Rundherum spielen die Kinder und es warten diverse Ablenkungen wie die Fugen an dem Fliesenschild, die auch schon lange einmal hätten gereinigt werden können. Und der möglicherweise frei gestellte oder sich in Kurzarbeit befindende Ehemann hat diverse Ideen für Projekte, macht den Hausputz oder fragt, was es denn heute zu Essen geben solle ….

Stress und Streit sind vorprogrammiert. Die Familienmitglieder haben ganz unterschiedliche Bedürfnisse, die nicht unbedingt in Einklang mit den Anforderungen Ihres Arbeitgebers stehen. Wie kann konzentriertes Arbeiten unter diesen Bedingungen gelingen? Was können Sie tun?

Vereinbarungen treffen

Suchen Sie das Gespräch mit Ihren Kindern und Ihrem Ehepartner und treffen Sie Vereinbarungen zu Ihren Arbeits- und Pausenzeiten und zu Ihrem Umgang miteinander. Was nervt Sie und die anderen im Moment besonders und welche Lösungen lassen sich finden?

Arbeitsplatz einrichten

Wo arbeiten Sie? Gibt es ein Arbeitszimmer? Wie ist die technische Ausstattung? Da es in vielen Haushalten keine Arbeitszimmer gibt, sind kreative Lösungen gefragt. Lässt sich ein Arbeitsplatz mit einfachen Mitteln abschirmen oder ein Kinderzimmer tagsüber in ein Arbeitszimmer im Tausch gegen das Wohnzimmer nutzen? Können Regale aus Raumteiler genutzt werden? Nehmen Sie sich Zeit und überlegen Sie wie und wo Sie Ihren Arbeitsplatz einrichten. Natürlich lässt es sich mit dem Laptop auch im Bett arbeiten. Aber: Das Bett suggeriert Entspannung. Mangelnde Arbeitsmotivation und mögliche Schlafprobleme sind Ihr Risiko!

Störungen reduzieren

Reduzieren Sie Störungen so weit wie möglich. In Großraumbüros nutzt man heute sogenannte Busylights, um im Team Ansprechbarkeits- oder Konzentrationszeiten anzuzeigen. Diese lassen sich auch mit einfachen Bordmitteln zuhause herstellen. Ein einfaches „Bitte nicht stören-Schild“ hilft hier vielleicht. Auch kreative Lösungen mit Bastelaufgaben für die Kinder können für störungsfreie Zeiten sorgen.

Routinen schaffen

Struktur hilft im Homeoffice sehr. Beginnen Sie täglich wie im Büro zu einer bestimmten Zeit und legen Sie Ihren Feierabend und die Pausenzeiten fest. So fällt auch die Dokumentation der Arbeitszeit leichter.

Starten Sie früh in den Tag. Vielleicht schläft die Familie da noch und Sie können in Ruhe etwas schaffen. Gönnen Sie sich eine ausgiebige Mittagspause mit Ihren Lieben und einen Spaziergang an der Frühlingsluft. Auch eine Kaffeepause mit Verlassen des Laptops ist erlaubt.

Gerade wenn Sie in ungünstiger Haltung am Sofatisch oder wo auch immer arbeiten, ist Bewegungsausgleich wichtig für Sie! Schon kleine Übungen zwischendurch helfen, körperlich und geistig beweglich zu bleiben. Im Büro würden Sie auch aufstehen, mit den Kollegen sprechen, sich ein Getränk holen…

Fokussiert bleiben

Legen Sie für sich erreichbare Monats- und Wochenziele fest und visualisieren Sie diese. Leiten Sie aus Ihren Zielen täglich To-do-Listen ab, um fokussiert zu bleiben. Nutzen Sie dafür Outlook oder Microsoft To-Do oder andere Tools Ihrer Wahl.

Konzentration statt Ablenkung

Um Konzentration zu fördern und Ablenkungen zu reduzieren empfehle ich in Zeitmanagement-Seminaren gern die „Pommodore-Technik“: Man stellt sich den Handy-Wecker auf eine bestimmte Zeit (zum Beispiel 60 Minuten) und arbeitet bis der Wecker klingelt ganz konzentriert nur an einer Aufgabe. Erst danach sind Ablenkungen erlaubt.

Nutzen Sie Noise-Cancelling Kopfhörer, Ohropax oder Lärmstop. Das dämpft die Geräuschkulisse ungemein und hilft, konzentriert zu arbeiten.

Chic im Homeoffice

Machen Sie sich auf für das Homeoffice chic! Natürlich sieht niemand in der Telefonkonferenz, dass Sie im Jump-Suit und unfrisiert am Tisch sitzen, aber es macht etwas mit Ihnen. Arbeitskleidung signalisiert Arbeitsmodus und es fällt Ihnen leichter, zielorientiert zu arbeiten. Und für den Feierabend gilt Freizeitkleidung. Das macht Ihnen das Umschalten von Arbeitszeit und Freizeit leichter.

Eigenlob stinkt nicht

Was ist Ihnen heute richtig gut gelungen? Worauf sind Sie stolz? Klopfen Sie sich in Zeiten der sozialen Distanz selbst am Ende des Arbeitstages so richtig auf die Schulter. Und planen Sie am besten gleich den Folgetag!

Sie wünschen sich Unterstützung für Ihre Arbeit im Homeoffice und/oder Ihr Selbst- und Zeitmanagement? Dann rufen Sie gern an oder schicken Sie mir eine E-Mail. Der erste Coachingtermin (auch über Livestream oder Skype oder Telefon) ist kostenfrei.

Ihre Anja Schmitt

Veröffentlicht: 02. April 2020